Dla Użytkownika

XKasa – instrukcja użytkowania

Obejrzyj film i przekonaj się, jak łatwo i wygodnie korzysta się z XKasy:

00:00 – Uruchomienie kasy i wprowadzenie licencji
02:26 – Fiskalizacja kasy
04:47 – Definiowanie i sprzedaż towarów: towar z ceną stałą oraz zmienną, dodawanie towarów powiązanych, tworzenie towarów będących opakowaniami
07:40 – Definiowanie grup towarowych
08:30 – Rabat procentowy – definiowanie i sprzedaż
09:34 – Rabat kwotowy – definiowanie i sprzedaż
10:33 – Sprzedaż z płatnością wieloma metodami
12:49 – Wykonanie raportu dobowego
13:19 – Zmiana stawek podatkowych
13:44 – Wykonanie raportu okresowego
14:18 – Przejście w tryb 'tylko odczyt’

Podstawa prawna stosowania kas w postaci oprogramowania

Wymagania dotyczące kas fiskalnych w postaci oprogramowania regulowane są następującymi przepisami:

XKasa znajduje zastosowanie w wielu branżach:

  • Gastronomia: restauracje,  jadłodajnie, bary, kawiarnie, puby, catering, mobilne punkty gastronomiczne
  • Noclegi: hotele, pensjonaty, pola namiotowe, hostele, apartamenty na wynajem
  • Transport: taksówki, przewozy pasażerskie drogowe, kolejowe, wodne, lotnicze, wynajem pojazdów z kierowcą
  • Usługi specjalne: myjnie samochodowe, sprzedaż węgla, działalność OSP i Kół Gospodyń Wiejskich
  • Vending*: automaty sprzedające, zabawki automatyczne, ładowarki do pojazdów, parkingi, strefy płatnego parkowania, pralnie samoobsługowe, telewizja szpitalna

* od 2026

Ważne informacje

Pamiętaj, że od chwili, kiedy zafiskalizujesz kasę w postaci oprogramowania, Twoje urządzenie stanie się pełnoprawną kasą fiskalną. Chroń urządzenie przed utratą lub odistalowaniem kasy, ani nie przywracaj urządzenia do ustawień fabrycznych, dopóki Twoja kasa pozostaje aktywna i zafiskalizowana.

Jeżeli chcesz zakończyć pracę na kasie i ją odinstalować z urządzenia możesz to zrobić dopiero po wykonaniu raportu rozliczeniowego i złożeniu formularza zamknięcia kasy we właściwym Urzędzie Skarbowym. Stosuj kasę zgodnie z wymaganiami przepisów, wykonuj raporty fiskalne dobowe i miesięczne, a w razie wątpliwości zapytaj swojego księgowego.

Przed rozpoczęciem pracy zapoznaj się z poniższymi dokumentami:

Instrukcja obsługi kasy

Zawiera informacje dotyczące sposobu pracy na kasie, prowadzenia sprzedaży, wykonywania raportów oraz zakończenia użytkowania.
Ponadto zawiera spis obowiązków, jakie podatnik musi wypełnić w związku ze stosowaniem kasy w postaci oprogramowania.

Zobacz dokument

Oświadczenie kasjera

Jeżeli ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej prowadzi inna osoba niż podatnik osobiście, wówczas należy przygotować oświadczenie tej osoby, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.

Zobacz dokument

Wniosek o wyrejestrowanie kasy

W celu zakończenia pracy kasy, po wykonaniu na kasie raportu rozliczeniowego, należy złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym załączony wniosek. Przed usunięciem kasy z urządzenia należy zapisać jej dane na zewnętrznym nośniku danych.

Zobacz dokument

Sposób użytkowania kas

Przytaczamy zapisy rozporządzenia dotyczący obowiązków podatnika w zakresie sposobu użytkowania kas. Zapoznaj się z dokumentem, a jeżeli masz wątpliwości, zapytaj swojego księgowego. 

Zobacz dokument

Oświadczenia producenta

XPAY Sp. z o.o. oświadcza, że programy kasy są identyczne z kasą, dla której wydano potwierdzenia Głównego Urzędu Miar:

Oświadczenie do decyzji GUM – XKasa

Oświadczenie, że program kasy jest identyczny z kasą, dla której wydano potwierdzenie GUM nr PT 3/2024.

Zobacz dokument

Oświadczenie do decyzji GUM – XKasaGT

Oświadczenie, że program kasy jest identyczny z kasą, dla której wydano potwierdzenie GUM nr PT 8/2024.

Zobacz dokument

Oświadczenie do decyzji GUM – XKasaGTV

Oświadczenie, że program kasy jest identyczny z kasą, dla której wydano potwierdzenie GUM nr PT 3/2025.

Zobacz dokument

Często zadawane pytania:

Kasy rejestrujące w postaci oprogramowania, pełnią te same funkcje co kasy online. Można je instalować na różnych urządzeniach (np. terminal płatniczy, smartfon), a do drukowania paragonów potrzebna jest drukarka. Urządzenie musi mieć dostęp do internetu.

Podstawy prawne stosowania kas rejestrujących w postaci oprogramowania reguluje art. 111b ustawy o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm. oraz rozporządzenia Ministra Finansów z 2020 i 2022 roku:

Kasy rejestrujące w postaci oprogramowania stanowią alternatywę dla kas online, pozwalając na zmniejszenie kosztów i usprawnienie kontroli sprzedaży. Umożliwiają emisję paragonów, raportów fiskalnych oraz przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas.
Obecnie kasy tego typu są dopuszczone jedynie dla wybranych branż, takich jak gastronomia, usługi zakwaterowania czy transport osobowy.

Tak, nasze kasy rejestrujące posiadają homologacje Głównego Urzędu Miar i spełniają wszystkie wymagania prawa. Rozwiązanie jest dopuszczone do użycia w branżach, w których stosuje się tzw. kasy w postaci oprogramowania:

  • kasa rejestrująca XKasa, o przeznaczeniu ogólnym, przeznaczona do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji – decyzja GUM nr PT 3/2024,
  • kasa rejestrująca XKasaGT, o przeznaczeniu ogólnym, przeznaczona do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji albo kasa o zastosowaniu specjalnym, przeznaczona do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego – decyzja GUM nr PT 8/2024,
  • kasa rejestrująca XKasaGTV, o przeznaczeniu ogólnym, przeznaczona do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego w sposób niewymagający stosowania specjalnych funkcji albo kasa o zastosowaniu specjalnym, przeznaczona do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego albo przeznaczona do zainstalowania w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług – decyzja GUM nr PT 3/2025.

W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych, przepisy nie wymagają, aby użytkownik kasy w postaci oprogramowania korzystał z usług dedykowanego serwisu kas fiskalnych. Kasy w postaci oprogramowania są zatem rozwiązaniem bardzo wygodnym i elastycznym, a ich użytkownicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów na okresowe przeglądy lub na inne płatne operacje wykonywane przez serwis. Użytkownik musi jednak pamiętać o obowiązkach związanych z obsługą i ochroną urządzenia, na którym są zapisane dany kasy .

Czynności, które musi wykonać użytkownik XKasy są zredukowane do minimum. Uruchomienie XKasy jest automatyczne i natychmiastowe po jej zainstalowaniu i aktywowaniu licencji. Przesyłanie danych do Centralnego Rejestru Kas odbywa się automatycznie od momentu zafiskalizowania kasy przez podatnika.

Użytkownik rozpoczynając pracę na kasie nie musi dokonywać żadnych zgłoszeń. Jedyną czynnością formalną, którą musi wykonać użytkownik kasy jest zgłoszenie zakończenia pracy kasy do swojego Urzędu Skarbowego.

Cykl życia kasy fiskalnej w postaci oprogramowania (analogicznie jak kasy fiskalnej online) można podzielić na trzy etapy, które obejmują tryb niefiskalny, tryb fiskalny i tryb „tylko odczyt”. Tryby wymieniono w postaci chronologicznej i przejście do kolejnego trybu uniemożliwia powrót do poprzedniego:

  • Tryb niefiskalny​
    Tryb ten umożliwia wykonywanie operacji niezwiązanych z prowadzeniem i ewidencją sprzedaży, pozwala również na zapoznanie użytkownika z interfejsem i funkcjami aplikacji. W trybie niefiskalnym można skonfigurować podstawowe parametry kasy, takie jak baza towarowa, jednostki miary, rabaty, stawki podatkowe czy nazwę i adres działalności.
  • Tryb fiskalny​
    Tryb fiskalny jest głównym trybem pracy kasy i rozpoczyna się od momentu zafiskalizowania kasy. Podczas procesu fiskalizacji kasie nadawany jest numer identyfikacyjny i zostaje ona zarejestrowana na dane podatnika w systemie organów podatkowych. Po fiskalizacji kasa jest gotowa do wystawiania dokumentów fiskalnych. W trybie fiskalnym kasa ewidencjonuje sprzedaż rejestrując każdą transakcję i generuje odpowiedni dokument fiskalny, zawierający niezbędne informacje podatkowe. W trakcie użytkowania w trybie fiskalnym użytkownik odpowiada za poprawność działania kasy, musi także zadbać o właściwą rejestrację transakcji sprzedaży i generowania stosownych raportów, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
  • Tryb 'tylko odczyt’​
    Zakończenie użytkowania kasy fiskalnej wiążę się z przejściem w tryb 'tylko odczyt’. W tym trybie kasa nie może wystawiać nowych dokumentów fiskalnych, ale nadal może być wykorzystywana do odczytu zarchiwizowanych danych transakcyjnych, raportów i innych informacji związanych z działalnością podatnika. Kasa umożliwia również eksport dokumentów fiskalnych umożliwiając spełnienie wymogów prawnych dotyczących ich przechowywania i zabezpieczenia przed uszkodzeniem bądź całkowitym zniszczeniem. Z trybu 'tylko odczyt’ nie można przejść do żadnego innego trybu.

Podsumowując, cykl życia kasy fiskalnej obejmuje etapy od instalacji i konfiguracji, przez fiskalizację i użytkowanie w trybie fiskalnym, aż po ewentualne zakończenie użytkowania i przejście w tryb „tylko odczyt”. Każdy etap ma swoje własne zadania i funkcje, które są istotne dla prawidłowego funkcjonowania i zgodności z przepisami podatkowymi.

  • Zapewnienie kasie stałego połączenia z internetem
    Kasa musi pracować w trybie online zapewniając połączenie z serwerami Centralnego Repozytorium Kas, serwerem synchronizacji czasu NTP oraz serwerem producenta. Jeśli nie masz takiego połączenia, wystąp z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych.
  • Fiskalizacja kasy fiskalnej
    Proces fiskalizacji należy przeprowadzić samodzielnie przed rozpoczęciem sprzedaży. Przed fiskalizacją kasa znajduje się w trybie niefiskalnym, który pozwala na zapoznanie z jej funkcjonalnością.
  • Wystawianie i wydawanie paragonów
    Masz obowiązek wystawiania w sposób czytelny paragonów fiskalnych z każdej sprzedaży i przekazywania ich kupującym. Paragon możesz przekazać w postaci papierowej lub jako tzw. e-paragon po uzgodnieniu formy przekazania z nabywcą.
  • Kontrola poprawności pracy kasy
    Sprawdzaj poprawność pracy kasy (na przykład prawidłowość nazw towarów i usług, stawek podatku), a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości popraw je niezwłocznie.
  • Archiwizacja danych
    Wszystkie dane z kasy fiskalnej są przesyłane do Centralnego Repozytorium Kas i tam zapisywane. Należy pamiętać o przechowywaniu dokumentów z kasy po zakończeniu jej pracy i przejściu w tryb ‘tylko odczyt’.
  • Przechowywanie dokumentów fiskalnych
    Należy przechowywać dokumenty fiskalne zgodnie z ordynacją podatkową i ustawą o rachunkowości.
  • Raport dobowy i miesięczny
    Raport dobowy – należy wykonać po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, ale nie trzeba go drukować. Raport okresowy (miesięczny) – masz obowiązek wystawić go i wydrukować po zakończeniu miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż – najpóźniej do 25-go dnia następnego miesiąca.
  • Płatności przy pomocy instrumentu płatniczego
    Od 1 stycznia 2022 roku należy zapewnić dostęp do płatności bezgotówkowych, przy pomocy instrumentu płatniczego. Pod tym pojęciem się np.: terminal płatniczy, konto bankowe przedsiębiorcy, wykorzystanie usługi BLIK.
  • Powiadomienie właściwego organu o awarii lub utracie kasy
    W przypadku awarii kasy fiskalnej związanej z błędem weryfikacji danych lub utratą kasy, należy niezwłocznie, odpowiednio w ciągu 24 godzin od awarii lub 3 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży kasy należy dołączyć potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania. Dodatkowo, w przypadku odzyskania utraconej kasy, podatnik powinien niezwłocznie powiadomić naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego.

Urządzenie, na którym zainstalowana jest kasa powinno pozostawać w dyspozycji podatnika dopóki kasa jest w trybie fiskalnym, tj. takim, w którym możliwe jest wystawianie paragonów: od momentu zafiskalizowania do zakończenia pracy kasy. W tym czasie podatnik ma także obowiązek udostępnić to urządzenie na żądanie uprawnionych służb fiskalnych.

Tak, w czasie użytkowania kasy nie możesz usunąć danych aplikacji ani odinstalować kasy z urządzenia. Jeżeli to zrobisz, będziesz musiał zgłosić utratę kasy do właściwego Urzędu Skarbowego.

Raport dobowy powinien być wykonywany codziennie, na zakończenie dnia pracy. W Polsce prawo wymaga, aby raport dobowy był wykonany po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, jednak nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.

Należy pamiętać o konieczności regularnego wykonywania raportów dobowych korzystając z panelu zarządzania kasą, bądź też z menu programu sprzedażowego integratora (jeśli posiada on zaimplementowaną odpowiednią funkcję).

XKasa informuje użytkownika o konieczności wykonania raportu dobowego wyświetlając odpowiedni komunikat w interfejsie, jednak nie blokuje sprzedaży w przypadku niewykonania takiego raportu na czas.

Raport miesięczny powinien być wykonywany po zakończeniu ostatniego dnia sprzedaży w danym okresie, najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.

Należy pamiętać o konieczności regularnego wykonywania raportów miesięcznych korzystając z panelu zarządzania kasą, bądź też z menu programu sprzedażowego integratora (jeśli posiada on zaimplementowaną odpowiednią funkcję).

XKasa nie informuje użytkownika o konieczności wykonania raportu miesięcznego, ani też nie blokuje sprzedaży w przypadku niewykonania takiego raportu na czas.

Powinieneś wykonać na kasie raport rozliczeniowy i zapisać dane kasy na trwałym nośniku, a także złożyć w swoim Urzędzie Skarbowym „WNIOSEK O WYREJESTROWANIE KASY REJESTRUJĄCEJ MAJĄCEJ POSTAĆ OPROGRAMOWANIA Z EWIDENCJI KAS”, którego wzór jest zamieszczony jako załącznik nr 4 do rozporządzenia:
rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 957

Należy zgłosić takie zdarzenie do właściwego Urzędu Skarbowego, wskazując odpowiednią przyczynę wyrejestrowania kasy, korzystając z formularza „WNIOSEK O WYREJESTROWANIE KASY REJESTRUJĄCEJ MAJĄCEJ POSTAĆ OPROGRAMOWANIA Z EWIDENCJI KAS”, którego wzór jest zamieszczony jako załącznik nr 4 do rozporządzenia:
rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 957

Stosując XKasę wystarczy jedno urządzenie. Możesz korzystać z kasy zainstalowanej na terminalu płatniczym dostarczanym przez Twojego dostawcę płatności bezgotówkowych lub samodzielnie zainstalować wszystko na swoim telefonie: kasę do wystawiania paragonów oraz oprogramowanie typu SoftPOS do pobierania płatności.

Kasa, zgodnie z przepisami od momentu zafiskalizowania jest związana nierozerwalnie z urządzeniem.

Użytkownik może jednak w każdej chwili zakończyć pracę kasy i usunąć ją z urządzenia, a następnie zainstalować nową kasę na nowym urządzeniu.
W tym celu należy wykonać na kasie raport rozliczeniowy, odczytać dane kasy, zapisać je na trwałym nośniku oraz zgłosić zamknięcie kasy do właściwego Urzędu Skarbowego. Po wykonaniu tych czynności kasa może zostać odinstalowana.

Kasa obsługuje dowolną formę płatności, gotówkową lub bezgotówkową. Użycie danej metody płatności jest łatwe i intuicyjne. XKasa współpracuje z terminalami płatniczymi oraz z aplikacjami typu SoftPOS, dzięki czemu po wystawieniu paragonu aplikacja płatnicza zostanie wywołana automatycznie, a kwota do zapłaty zostanie przekazana do terminala bądź aplikacji SoftPOS.

Czas pracy urządzenia mobilnego, podobnie jak np. w przypadku telefonu komórkowego jest zależny od typu urządzenia, stanu baterii oraz innych aplikacji wykorzystujących energię z baterii.
XKasa nie zwiększa w znaczący sposób zużycia baterii.

Kasa może wystawiać paragon zawierający NIP kupującego, który ma status faktury uproszczonej do kwoty 450 zł.

XPAY współpracuje z wieloma dostawcami oprogramowania sprzedażowego. Jeżeli Twojego oprogramowania nie ma na liście programów współpracujących z XKasą, możesz zgłosić nam ten fakt, a my postaramy się rozszerzyć zakres oferty.

XKasa może pracować na najbardziej popularnych terminalach płatniczych z systemem Android. Kasę na terminalu dostarcza dostawca płatności.

Samodzielnie możesz także zainstalować kasę na urządzeniach z systemem Android w każdej wersji powyżej 7.1.1, które spełniają dodatkowe wymagania bezpieczeństwa (np. nie posiadają włączonych opcji programistycznych, czy nie zostały zrootowane).

Kasa działa na urządzeniach z systemem Android od wersji 7.1.1 i nowszych, wymaga dostępu do internetu, minimum 2 GB pamięci RAM i co najmniej 700MB wolnej przestrzeni na dysku.

Tak, licencja Xkasy może obejmować podstawowy program sprzedażowy wbudowany w aplikację kasy.

Wszystkie paragony i raporty zapisywane są w postaci zaszyfrowanej w bazie danych na urządzeniu.

Wystawiając paragony możesz wybrać formę drukowaną na drukarce termicznej wbudowanej w urządzenie lub zewnętrznej dołączonej do kasy przez interfejs Bluetooth.
Możesz także przekazać klientowi paragon w formie elektronicznej (e-paragon).

Program sprzedażowy dołączany do XKasy nie posiada ograniczenia w zakresie przechowywanej ilości artykułów.

Paragon może zawierać dowolną ilość pozycji sprzedaży. 

Ilość przesyłanych przez kasę danych zależna jest od wielu czynników, m.in.:

  • intensywności użytkowania kasy,
  • sposobu użytkowania kasy, np. wydruki potwierdzeń kartą płatniczą, grafika w nagłówku paragonów, itp.,
  • ustawień i harmonogramu systemu Ministerstwa Finansów w stosunku do określonego egzemplarza kasy,
  • włączenia dodatkowych usług dla danej kasy, np. dostarczania e-paragonów,
  • utrzymania i wsparcia technicznego.

Szacunkowa kalkulacja przesyłanych danych dla kasy nieposiadającej nagłówka graficznego na wydrukach i wystawiającej 100 paragonów dziennie oraz drukującej 100 potwierdzeń płatności zwracanych z terminala wygląda następująco:

  • 100 paragonów dziennie: 100 x 10 kB x 30 dni = 30 MB
  • 100 potwierdzeń płatności: 100 x 10 kB x 30 dni = 30 MB
  • Narzut na typowy harmonogram stosowany przez MF: 12 sesji x 50 kB x 30 dni = 18 MB
  • Włączone usługi dodatkowe: 100 MB
  • Utrzymanie i wsparcie techniczne: 100 MB

Podsumowując, szacowana miesięczna ilość danych dla założonego obciążenia sprzedażą wyniesie około 300MB.